Womit fängt man am besten an?

Mit der Aufgabe, die am häufigsten anfällt und die klarsten Regeln hat, nicht mit der komplexesten. Ein Agent, der eine einfache Aufgabe zuverlässig übernimmt, schafft die Grundlage für alles Weitere. Ein Großprojekt zu Beginn ist der häufigste Grund für gescheiterte KI-Vorhaben.

Können mehrere Aufgaben von einem Agenten übernommen werden?

Technisch ja, sinnvoll meist nicht. Getrennte Agenten mit klaren Zuständigkeiten sind einfacher zu prüfen und zu korrigieren. Sie greifen aber auf dieselbe Wissensgrundlage zu, sodass kein Wissen doppelt gepflegt werden muss.

Was passiert, wenn ein Agent einen Fehler macht?

Deshalb läuft jeder Agent zuerst im Beobachtungsbetrieb: Er schlägt vor, ein Mensch entscheidet. Erst wenn die Qualität über mehrere Wochen stimmt, bekommt er mehr Spielraum, und auch dann bleiben die Grenzen schriftlich festgelegt. Die Qualität wird laufend gegen einen Fragenkatalog gemessen, den Sie selbst zusammenstellen.

Wie lange dauert die Einführung einer Aufgabe?

Das hängt vor allem davon ab, wie gut Ihre Unterlagen vorliegen und wie viele Systeme angebunden werden müssen, nicht an der Technik. Eine belastbare Einschätzung geben wir nach dem Erstgespräch, wenn wir die tatsächliche Ausgangslage kennen.

Was ein KI-Agent bei Ihnen übernehmen kann

Die meisten Seiten über künstliche Intelligenz erklären die Technik. Das hilft niemandem, der ein Unternehmen führt. Die Frage ist nicht, wie ein Agent funktioniert, sondern ob er eine Aufgabe übernimmt, die Sie heute Geld kostet.

Deshalb ist diese Übersicht nicht nach Abteilungen sortiert, sondern nach Aufgaben. Und auf jeder Seite steht nicht nur, was der Agent übernimmt, sondern auch, was er nicht tut und ab wann er sich nicht lohnt. Das ist unbequemer als eine Verkaufsseite, aber es ist die Information, die Sie für eine Entscheidung tatsächlich brauchen.

Die Aufgaben im Überblick

Angebot und Vertrieb

Angebote schneller erstellen Aus Anfrage, Preisliste und Vorlage wird ein fertiger Entwurf, den Ihr Vertrieb nur noch prüft.
Eingehende Anfragen beantworten Wiederkehrende Fragen von Kunden und Interessenten werden vorbereitet beantwortet, rund um die Uhr.
Ausschreibungen bearbeiten Umfangreiche Vergabeunterlagen werden erschlossen, geprüft und auf die Punkte reduziert, die über den Zuschlag entscheiden.
Anrufe annehmen, wenn niemand kann Statt Besetztzeichen oder Anrufbeantworter wird das Anliegen aufgenommen, eingeordnet und weitergeleitet.

Verwaltung und Belege

Rechnungseingang prüfen und vorbereiten Eingangsrechnungen werden erfasst, gegen Bestellung und Lieferschein geprüft und vorkontiert.
Den Posteingang sortieren und zuordnen Jede eingehende Nachricht wird erkannt, dem richtigen Vorgang zugeordnet und an die zuständige Person übergeben.
Verträge und lange Dokumente prüfen Der Agent liest lange Unterlagen, findet die kritischen Stellen und fasst zusammen, worauf zu achten ist.
Berichte und Auswertungen erstellen Wiederkehrende Berichte entstehen aus Ihren Systemen, samt Auffälligkeiten, die sonst niemand bemerkt.
Stammdaten sauber halten Dubletten, veraltete Anschriften und widersprüchliche Einträge werden gefunden und zur Bereinigung vorgelegt.

Wissen und Einarbeitung

Firmenwissen auffindbar machen Antworten stecken in Mails, Ordnern und Köpfen. Der Agent macht sie durchsuchbar, mit Quellenangabe.
Neue Mitarbeiter einarbeiten Neue Kollegen bekommen rund um die Uhr Antworten auf die Fragen, die sonst erfahrene Leute unterbrechen.
Besprechungen protokollieren Aus dem Gespräch entsteht ein Protokoll mit Aufgaben, Zuständigkeiten und Terminen, noch am selben Tag.

Warum wir die Grenzen mitschreiben

Untersuchungen zeigen, dass rund 95 Prozent aller KI-Initiativen keinen messbaren Ertrag liefern und nur ein kleiner Teil der Speziallösungen je in den Regelbetrieb kommt. Der häufigste Grund ist nicht schlechte Technik, sondern eine falsche Erwartung, die beim Verkauf entstanden ist.

Im Mittelstand ist genau das inzwischen das größte Kaufhemmnis. Nicht der Preis, sondern die Frage, ob der Nutzen überhaupt eintritt. Wir halten es deshalb umgekehrt: Wir schreiben auf, wo ein Agent scheitert, und sagen im Erstgespräch auch ab, wenn sich die Sache nicht rechnet.

Ihre Aufgabe ist nicht dabei?

Die Liste zeigt die Fälle, die im Mittelstand am häufigsten vorkommen. Das Muster dahinter ist immer dasselbe: wiederkehrende Arbeit, klare Regeln, viel Sucherei in vorhandenen Unterlagen. Wenn Sie eine Aufgabe im Kopf haben, die dazu passt, bringen Sie sie ins Erstgespräch mit. Wir sagen Ihnen offen, ob sie sich eignet.

Wie ein Agent überhaupt an Ihr Firmenwissen kommt, steht unter Das Unternehmens-Gehirn. Wie der laufende Betrieb aussieht, steht unter Betrieb und Wartung.