Reicht der Agent die Ausschreibung selbst ein?

Nein, ausdrücklich nicht. Einreichung und Fristenkontrolle bleiben bei Ihnen, mit doppelter Prüfung. Eine versäumte Frist ist ein Schaden, der sich nicht mehr korrigieren lässt.

Kann er die Bewerbungsunterlagen schreiben?

Er erstellt Entwürfe aus Ihren früheren Unterlagen und den geforderten Angaben. Der fachliche Teil, die Kalkulation und die Endabnahme bleiben bei Ihnen.

Woher weiß er, ob wir die Eignungskriterien erfüllen?

Aus einem Profil, das Sie einmalig hinterlegen: Referenzen, Zertifikate, Kennzahlen, Nachweise. Dieses Profil zu pflegen ist die eigentliche Arbeit, danach läuft die Prüfung bei jeder neuen Ausschreibung automatisch.

Ausschreibungen bearbeiten

Eine öffentliche oder größere private Ausschreibung kommt als Paket aus mehreren hundert Seiten. Die Entscheidung, ob man mitbietet, muss oft in wenigen Tagen fallen, und sie fällt in der Praxis nach Bauchgefühl, weil niemand die Zeit hat, alles zu lesen. Beides ist teuer: eine verpasste passende Ausschreibung genauso wie ein aufwendiges Angebot, das an einem übersehenen Ausschlusskriterium scheitert.

Was der Agent übernimmt

Der Agent liest das gesamte Paket und beantwortet zuerst die Frage, die vor allen anderen kommt: Können wir überhaupt bieten? Er prüft die Eignungskriterien gegen das, was Sie hinterlegt haben, also Referenzen, Zertifikate, Umsatzgrenzen, geforderte Nachweise.

Passt es, zieht er die Anforderungen heraus und ordnet sie: was gefordert ist, welche Fristen gelten, welche Formblätter beizulegen sind, wo die Zuschlagskriterien liegen und wie sie gewichtet sind. Aus früheren Ausschreibungen findet er zusätzlich, was Sie an vergleichbarer Stelle schon einmal geschrieben haben.

Der größte Gewinn ist nicht das fertige Angebot, sondern die schnelle, begründete Absage. Wer in zwei Stunden weiß, dass eine Ausschreibung nicht passt, spart die zwei Wochen, die sonst hineinlaufen.

Wo die Grenze liegt

Er reicht nichts ein. Fristen und Einreichung bleiben in Ihrer Hand, mit doppelter Kontrolle.
Er entscheidet nicht über die Teilnahme. Er liefert die Grundlage, die kaufmännische Abwägung machen Sie.
Er kalkuliert keine Preise.
Jede Aussage ist belegt. Zu jeder Anforderung nennt er die Fundstelle im Dokument. Bei Vergabeunterlagen ist das nicht optional, denn ein Missverständnis kostet den Zuschlag.
Fristen erkennt er, überwacht sie aber nicht. Die Fristenkontrolle bleibt ein eigener, menschlicher Vorgang.

Wann sich das rechnet

Wenn Sie regelmäßig an Ausschreibungen teilnehmen oder, häufiger, wenn Sie es nicht tun, weil der Aufwand abschreckt. Gerade der zweite Fall ist interessant: Viele mittelständische Betriebe lassen einen ganzen Vertriebskanal liegen, weil das Lesen der Unterlagen die Kapazität übersteigt.

Wie wir vorgehen

Wir fangen nie mit der Technik an, sondern mit einer Messung: Wie oft fällt die Aufgabe an, wie lange dauert sie heute, und wo genau geht die Zeit verloren. Erst danach entscheiden wir gemeinsam, ob sich ein Agent überhaupt lohnt. Manchmal lautet die Antwort nein, und dann sagen wir das.

Wenn wir bauen, läuft der Agent zuerst im Beobachtungsbetrieb mit: Er schlägt vor, ein Mensch entscheidet. Erst wenn die Qualität über mehrere Wochen stimmt, bekommt er mehr Spielraum, und auch dann bleiben die Grenzen schriftlich festgelegt.

Was danach passiert, steht auf der Seite Betrieb und Wartung. Kurz gefasst: Die Qualität wird wöchentlich gegen einen Fragenkatalog gemessen, den Sie selbst zusammenstellen, und Sie bekommen das Ergebnis monatlich schriftlich.

Was das kostet

Das hängt davon ab, wie viele Systeme angebunden werden müssen und wie eindeutig Ihre Regeln sind. Eine ehrliche Einordnung statt einer Hausnummer finden Sie unter Was KI-Agenten kosten. Im Erstgespräch rechnen wir es an Ihrem Fall durch, kostenlos und unverbindlich.