Dürfen wir Besprechungen einfach aufzeichnen?

Nein. Alle Teilnehmer müssen einwilligen. Wir richten es so ein, dass zu Beginn darauf hingewiesen wird und ein Widerspruch jederzeit möglich ist. Ohne Einwilligung wird nicht aufgezeichnet.

Was passiert, wenn eine Zuständigkeit im Gespräch nicht klar wurde?

Dann steht im Protokoll 'offen'. Der Agent rät nicht. Eine erfundene Zuständigkeit ist schlimmer als eine sichtbare Lücke, weil sich niemand zuständig fühlt und es trotzdem erledigt aussieht.

Geht das auch bei vertraulichen Gesprächen?

Wir empfehlen ausdrücklich, das nicht zu tun. Personalgespräche und Verhandlungen gehören nicht in ein automatisches Protokoll. Wo die Grenze verläuft, legen Sie fest.

Besprechungen protokollieren

Protokolle werden entweder gar nicht geschrieben oder von der Person, die im Gespräch am wenigsten mitreden konnte, weil sie mitschrieb. Beides ist schlecht. Ohne Protokoll erinnert sich zwei Wochen später jeder anders daran, wer was zugesagt hat.

Was der Agent übernimmt

Aus der Aufzeichnung oder dem Transkript entsteht ein Protokoll in der Form, die bei Ihnen üblich ist: Ergebnisse, offene Punkte und vor allem die Aufgaben mit Zuständigkeit und Termin. Genau der letzte Teil ist der, der in handschriftlichen Notizen regelmäßig fehlt.

Auf Wunsch gleicht der Agent ab, was aus den Aufgaben der letzten Besprechung geworden ist, und stellt beides nebeneinander.

Wo die Grenze liegt

Alle Teilnehmer müssen einverstanden sein. Eine Aufzeichnung ohne Einwilligung ist rechtswidrig, und wir richten das entsprechend ein: Hinweis zu Beginn, Widerspruch jederzeit möglich.
Er interpretiert nicht. Er hält fest, was gesagt wurde. Was es bedeutet, entscheiden die Beteiligten.
Unklares bleibt unklar. Wurde eine Zuständigkeit nicht ausgesprochen, schreibt er "offen" statt zu raten. Eine erfundene Zuständigkeit ist schlimmer als eine sichtbare Lücke.
Das Protokoll wird freigegeben, bevor es verteilt wird. Immer.
Vertrauliche Gespräche gehören nicht hinein. Personalgespräche, Verhandlungen, alles Heikle bleibt draußen. Diese Grenze legen Sie fest, nicht die Technik.

Der unterschätzte Teil

Der Wert steckt weniger im Protokoll als in der Aufgabenliste, die daraus entsteht. Wenn nach jeder Besprechung automatisch feststeht, wer bis wann was tut, und in der nächsten Runde danebensteht, was daraus wurde, verändert das die Verbindlichkeit spürbar. Ganz ohne neues Werkzeug für alle.

Wie wir vorgehen

Wir fangen nie mit der Technik an, sondern mit einer Messung: Wie oft fällt die Aufgabe an, wie lange dauert sie heute, und wo genau geht die Zeit verloren. Erst danach entscheiden wir gemeinsam, ob sich ein Agent überhaupt lohnt. Manchmal lautet die Antwort nein, und dann sagen wir das.

Wenn wir bauen, läuft der Agent zuerst im Beobachtungsbetrieb mit: Er schlägt vor, ein Mensch entscheidet. Erst wenn die Qualität über mehrere Wochen stimmt, bekommt er mehr Spielraum, und auch dann bleiben die Grenzen schriftlich festgelegt.

Was danach passiert, steht auf der Seite Betrieb und Wartung. Kurz gefasst: Die Qualität wird wöchentlich gegen einen Fragenkatalog gemessen, den Sie selbst zusammenstellen, und Sie bekommen das Ergebnis monatlich schriftlich.

Was das kostet

Das hängt davon ab, wie viele Systeme angebunden werden müssen und wie eindeutig Ihre Regeln sind. Eine ehrliche Einordnung statt einer Hausnummer finden Sie unter Was KI-Agenten kosten. Im Erstgespräch rechnen wir es an Ihrem Fall durch, kostenlos und unverbindlich.