Verschickt der Agent Angebote eigenständig an Kunden?

Nein. Der Agent erstellt einen Entwurf, ein Mensch prüft und versendet. Das ist eine bewusste Festlegung: Ein Angebot ist ein rechtlich bindendes Dokument, und die Verantwortung dafür bleibt im Unternehmen.

Was passiert, wenn die Anfrage unvollständig ist?

Der Agent markiert die Lücke, statt sie zu füllen. Er schreibt also nicht plausibel klingende Mengen oder Termine hinein, sondern weist aus, welche Angabe fehlt. Genau daran scheitern allgemeine Sprachmodelle, wenn man sie ohne Leitplanken einsetzt.

Muss unser ERP dafür angebunden werden?

Nicht zwingend. Der Agent kann auch mit exportierten Preislisten und Vorlagen arbeiten. Eine Anbindung macht ihn genauer und aktueller, ist aber kein Muss für den Anfang.

Ab welcher Menge lohnt sich das?

Als Faustregel: ab etwa fünf Angeboten pro Woche, wenn ein Angebot heute mehr als 30 Minuten bindet. Darunter empfehlen wir eher, zuerst die Vorlagen und Preislisten in Ordnung zu bringen.

Angebote schneller erstellen

In vielen mittelständischen Unternehmen ist das Angebot der Flaschenhals im Vertrieb. Nicht weil niemand weiß, was drinstehen muss, sondern weil das Zusammensuchen dauert: die letzte vergleichbare Kalkulation, die aktuelle Preisliste, die richtigen Textbausteine, die Lieferzeit aus dem ERP. Wer das kennt, kennt auch die Folge. Anfragen bleiben zwei Tage liegen, und bei einer davon war jemand anders schneller.

Was der Agent übernimmt

Der Agent liest die Anfrage, ordnet sie Ihren Produkten oder Leistungen zu und baut daraus einen vollständigen Angebotsentwurf in Ihrer Vorlage. Er zieht dafür die Quellen heran, die Sie ihm freigeben: Preislisten, frühere Angebote an vergleichbare Kunden, Stammdaten aus dem ERP oder CRM, Ihre Standardtexte für Zahlungsbedingungen und Lieferzeiten.

Was dabei herauskommt, ist ein Entwurf, kein versendetes Angebot. Ihr Vertrieb öffnet ihn, prüft Preis und Position, ändert bei Bedarf und schickt ihn raus. Aus einer Stunde Zusammensuchen werden ein paar Minuten Prüfen.

Wo die Grenze liegt

Ein Agent ist gut darin, Bekanntes zusammenzuführen. Er ist nicht gut darin, kaufmännisch zu entscheiden. Deshalb gilt bei uns:

Er verschickt nichts selbstständig. Jedes Angebot geht über einen Menschen.
Er verhandelt keine Preise. Rabatte, Sonderkonditionen und strategische Entscheidungen bleiben bei Ihnen.
Bei unklarer Anfrage rät er nicht. Er markiert, was fehlt, statt eine Lücke plausibel zu füllen. Das ist der wichtigste Unterschied zu einem Sprachmodell, das man einfach fragt.
Sonderfälle bleiben Handarbeit. Wenn Ihre Angebote zu 80 Prozent Einzelfälle sind, lohnt sich der Agent nicht, und wir sagen Ihnen das im Erstgespräch.

Woran Sie merken, ob es sich lohnt

Zählen Sie eine Woche lang mit: Wie viele Angebote schreiben Sie, und wie lange braucht eines im Schnitt vom Eingang der Anfrage bis zum Versand? Wenn Sie auf mehr als fünf Angebote pro Woche kommen und ein Angebot mehr als 30 Minuten bindet, ist die Rechnung meist eindeutig. Darunter lohnt eher, die Vorlagen aufzuräumen.

Wie wir vorgehen

Wir fangen nie mit der Technik an, sondern mit einer Messung: Wie oft fällt die Aufgabe an, wie lange dauert sie heute, und wo genau geht die Zeit verloren. Erst danach entscheiden wir gemeinsam, ob sich ein Agent überhaupt lohnt. Manchmal lautet die Antwort nein, und dann sagen wir das.

Wenn wir bauen, läuft der Agent zuerst im Beobachtungsbetrieb mit: Er schlägt vor, ein Mensch entscheidet. Erst wenn die Qualität über mehrere Wochen stimmt, bekommt er mehr Spielraum, und auch dann bleiben die Grenzen schriftlich festgelegt.

Was danach passiert, steht auf der Seite Betrieb und Wartung. Kurz gefasst: Die Qualität wird wöchentlich gegen einen Fragenkatalog gemessen, den Sie selbst zusammenstellen, und Sie bekommen das Ergebnis monatlich schriftlich.

Was das kostet

Das hängt davon ab, wie viele Systeme angebunden werden müssen und wie eindeutig Ihre Regeln sind. Eine ehrliche Einordnung statt einer Hausnummer finden Sie unter Was KI-Agenten kosten. Im Erstgespräch rechnen wir es an Ihrem Fall durch, kostenlos und unverbindlich.