Bucht der Agent direkt in unsere Buchhaltung?

Nein. Er bereitet die Buchung vor, inklusive Kontierungsvorschlag, und legt sie zur Freigabe vor. Gebucht und gezahlt wird von Menschen. Das ist bewusst so, denn eine falsche Buchung fällt oft erst Monate später auf.

Erkennt der Agent Rechnungsbetrug?

Er erkennt die häufigsten Muster zuverlässig, vor allem geänderte Bankverbindungen, doppelt eingereichte Rechnungen und Abweichungen zur Bestellung. Eine Garantie ist das nicht, aber es ist deutlich mehr Prüfung, als unter Zeitdruck von Hand stattfindet.

Funktioniert das auch mit Papierrechnungen?

Ja, sofern sie gescannt werden. Die Erkennung ist bei sauberen Scans sehr gut. Handschriftliche Ergänzungen auf dem Beleg bleiben ein Fall für Menschen.

Ab wann lohnt sich das?

Als Richtwert ab etwa 50 Eingangsrechnungen im Monat. Wichtiger als die Menge ist aber, ob Bestellungen und Lieferscheine digital vorliegen. Ohne Vergleichsgrundlage kann der Agent nur erfassen, nicht prüfen.

Rechnungseingang prüfen und vorbereiten

Eingangsrechnungen sind der undankbarste Vorgang in der Verwaltung. Jede muss erfasst, geprüft, freigegeben, kontiert und abgelegt werden, und jede einzelne ist ein bisschen anders. Der Aufwand fällt zuverlässig an, der Wert entsteht dabei nicht, und Fehler fallen erst beim Jahresabschluss auf.

Was der Agent übernimmt

Der Agent liest die Rechnung, egal ob sie als PDF, als Scan oder im strukturierten Format kommt. Er zieht die Angaben heraus, die zählen: Rechnungssteller, Nummer, Datum, Positionen, Netto, Steuersatz, Zahlungsziel, Bankverbindung. Dann prüft er, was sich prüfen lässt:

Stimmt die Rechnung mit Bestellung und Lieferschein überein, in Menge und Preis?
Sind die Pflichtangaben nach Paragraf 14 Umsatzsteuergesetz vollständig?
Gibt es diese Rechnung schon einmal, als Dublette oder als Mahnung zu einer bezahlten Rechnung?
Passt die Bankverbindung zu der, die Sie von diesem Lieferanten kennen?

Anschließend schlägt er Konto und Kostenstelle vor und legt den Vorgang zur Freigabe vor.

Der letzte Punkt der Prüfliste ist der, über den selten gesprochen wird: Eine geänderte Bankverbindung ist das häufigste Muster beim Rechnungsbetrug. Ein Agent, der jede Rechnung gegen die bekannte Verbindung prüft, findet das zuverlässiger als ein Mensch unter Zeitdruck.

Wo die Grenze liegt

Er bucht nicht und zahlt nicht. Er bereitet vor. Freigabe und Zahlung bleiben bei Ihnen oder Ihrem Steuerberater.
Er ersetzt keine steuerliche Beratung. Der Kontierungsvorschlag ist ein Vorschlag.
Bei Unstimmigkeiten stoppt er. Weicht die Rechnung von der Bestellung ab, wird sie ausgesteuert und nicht "passend gemacht".

Was Sie dafür brauchen

Sinnvoll wird das ab etwa 50 Eingangsrechnungen im Monat. Voraussetzung ist, dass Bestellungen und Lieferscheine überhaupt digital vorliegen, sonst fehlt dem Agenten die Vergleichsgrundlage. Wo das noch nicht der Fall ist, ist das der erste Schritt, nicht der Agent.

Wie wir vorgehen

Wir fangen nie mit der Technik an, sondern mit einer Messung: Wie oft fällt die Aufgabe an, wie lange dauert sie heute, und wo genau geht die Zeit verloren. Erst danach entscheiden wir gemeinsam, ob sich ein Agent überhaupt lohnt. Manchmal lautet die Antwort nein, und dann sagen wir das.

Wenn wir bauen, läuft der Agent zuerst im Beobachtungsbetrieb mit: Er schlägt vor, ein Mensch entscheidet. Erst wenn die Qualität über mehrere Wochen stimmt, bekommt er mehr Spielraum, und auch dann bleiben die Grenzen schriftlich festgelegt.

Was danach passiert, steht auf der Seite Betrieb und Wartung. Kurz gefasst: Die Qualität wird wöchentlich gegen einen Fragenkatalog gemessen, den Sie selbst zusammenstellen, und Sie bekommen das Ergebnis monatlich schriftlich.

Was das kostet

Das hängt davon ab, wie viele Systeme angebunden werden müssen und wie eindeutig Ihre Regeln sind. Eine ehrliche Einordnung statt einer Hausnummer finden Sie unter Was KI-Agenten kosten. Im Erstgespräch rechnen wir es an Ihrem Fall durch, kostenlos und unverbindlich.