In welchen Formaten kann der Agent Bestellungen lesen?

E-Mail-Fließtext, PDF, Scan und Fax. Er versteht die Inhalte, nicht nur die Zeichen.

Woher kennt der Agent unsere Artikel und Kunden?

Über eine abgeschottete Wissensbasis, das Unternehmens-Gehirn, das Artikelstamm und Kundendaten einbezieht.

Was passiert bei einer unklaren Bestellung?

Der Agent fragt gezielt nach oder legt den Fall zur Prüfung vor, statt zu raten.

Ist das nicht einfach OCR?

Nein. OCR liest Zeichen, der Agent versteht die Struktur einer Bestellung und ordnet die Positionen korrekt zu.

Für wen lohnt sich das?

Für Betriebe mit hohem, uneinheitlichem Bestelleingang, etwa Großhandel, Maschinenbau, Logistik und Chemie.

Auftragserfassung mit KI: Bestellungen ohne Abtippen

Das Problem: jede Bestellung sieht anders aus

Bestellungen kommen als E-Mail im Fließtext, als PDF-Anhang, als Scan oder per Fax. Jeder Kunde schreibt anders, mal mit Artikelnummer, mal nur mit Beschreibung. Am Ende sitzt jemand und tippt alles von Hand ins Warenwirtschaftssystem. Das kostet Zeit, erzeugt Tippfehler und verzögert die Auftragsbestätigung, gerade bei hohem Aufkommen.

Was ein KI-Agent hier übernimmt

Ein Agent liest die Bestellung, egal in welchem Format, und erkennt die Positionen: Artikel, Mengen, Kunde, Liefertermin. Er gleicht sie über ein Unternehmens-Gehirn mit Ihrem Artikelstamm und den Kundendaten ab, legt den Auftrag im System an und fragt bei Unklarheiten gezielt nach, statt zu raten. Aus einer eingehenden Mail wird ein sauber erfasster Auftrag, ohne Abtippen.

Warum OCR und Regeln allein nicht reichen

Reine Texterkennung liest Zeichen, versteht aber nicht, was Position, was Fußzeile und was Anmerkung ist. Ein Regel-Tool erwartet ein festes Format, das es hier nie gibt. Genau an dieser Vielfalt scheitert klassische Automatisierung, und genau da liegt der Unterschied zwischen einem Automatisierungstool und einem Agenten.

Wo der Mensch bleibt

Kritische oder ungewöhnliche Aufträge legt der Agent zur Prüfung vor, statt sie eigenmächtig durchzubuchen. Er übernimmt die Masse der klaren Fälle, Ihre Mitarbeiter behalten die Kontrolle über die Ausnahmen und die Freigabe.

Der Einstieg

In einer Vor-Ort-Analyse messen wir, wie viel Zeit die Auftragserfassung heute kostet und wie oft Fehler entstehen. Danach steht fest, ob sich ein Agent rechnet.

Wie wir vorgehen

Wir fangen nie mit der Technik an, sondern mit einer Messung: Wie oft fällt die Aufgabe an, wie lange dauert sie heute, und wo genau geht die Zeit verloren. Erst danach entscheiden wir gemeinsam, ob sich ein Agent überhaupt lohnt. Manchmal lautet die Antwort nein, und dann sagen wir das.

Wenn wir bauen, läuft der Agent zuerst im Beobachtungsbetrieb mit: Er schlägt vor, ein Mensch entscheidet. Erst wenn die Qualität über mehrere Wochen stimmt, bekommt er mehr Spielraum, und auch dann bleiben die Grenzen schriftlich festgelegt.

Was danach passiert, steht auf der Seite Betrieb und Wartung. Kurz gefasst: Die Qualität wird wöchentlich gegen einen Fragenkatalog gemessen, den Sie selbst zusammenstellen, und Sie bekommen das Ergebnis monatlich schriftlich.

Was das kostet

Das hängt davon ab, wie viele Systeme angebunden werden müssen und wie eindeutig Ihre Regeln sind. Eine ehrliche Einordnung statt einer Hausnummer finden Sie unter Was KI-Agenten kosten. Im Erstgespräch rechnen wir es an Ihrem Fall durch, kostenlos und unverbindlich.