Sieht dann jeder alle Dokumente?

Nein. Bestehende Berechtigungen bleiben erhalten. Wer eine Datei heute nicht öffnen darf, bekommt ihren Inhalt auch über den Agenten nicht. Das ist einer der ersten Punkte, die wir mit Ihrer IT festlegen.

Was passiert, wenn der Agent etwas nicht weiß?

Dann sagt er das. Antworten ohne Beleg gibt er nicht aus. Genau das unterscheidet eine belastbare Wissensgrundlage von einem allgemeinen Sprachmodell, das im Zweifel etwas Plausibles formuliert.

Müssen wir vorher unsere Ablage aufräumen?

Nein, das ist ein verbreiteter Irrtum und der häufigste Grund, warum solche Projekte nie starten. Wir fangen mit dem an, was da ist. Was wir vorher gemeinsam festlegen, ist nur, welche Quellen im Zweifel führend sind.

Verlassen unsere Daten das Haus?

Das entscheiden Sie, und wir richten es entsprechend ein. Welche Möglichkeiten es gibt und was sie jeweils bedeuten, steht unter Sicher betreiben und DSGVO und KI-Agenten.

Firmenwissen auffindbar machen

Die teuerste Frage in einem mittelständischen Unternehmen ist: "Weiß jemand, wie wir das damals gemacht haben?" Die Antwort existiert fast immer. Sie steckt in einer Mail von vor zwei Jahren, in einem Ordner auf einem Laufwerk oder im Kopf von jemandem, der gerade im Urlaub ist.

Das ist auch der Grund, warum viele KI-Vorhaben scheitern, bevor sie anfangen: Ein Agent kann nur so gut antworten, wie das Wissen zugänglich ist, auf das er zugreift.

Was der Agent übernimmt

Er macht aus verstreuten Unterlagen eine Quelle, die man befragen kann. Angebunden werden die Ablagen, die Sie freigeben: Laufwerke, Dokumentenmanagement, Mailverläufe, Handbücher, Protokolle. Der Agent erschließt die Inhalte und beantwortet dann Fragen in normaler Sprache.

Der entscheidende Unterschied zu einem allgemeinen Sprachmodell: Jede Antwort kommt mit der Quelle. Sie sehen, aus welchem Dokument welcher Satz stammt, und können nachschlagen. Findet er nichts, sagt er das, statt eine plausible Antwort zu erfinden.

Das ist die Grundlage, auf der die anderen Aufgaben aufbauen. Ausführlich beschrieben ist das unter Das Unternehmens-Gehirn.

Wo die Grenze liegt

Berechtigungen bleiben bestehen. Wer ein Dokument heute nicht sehen darf, bekommt es auch über den Agenten nicht. Das ist eine der ersten Fragen, die wir mit Ihrer IT klären.
Er ordnet Ihre Ablage nicht auf. Er macht sie durchsuchbar. Wenn dieselbe Information in fünf Versionen existiert, zeigt er das, statt zu entscheiden, welche gilt.
Falsches Wissen bleibt falsch. Ein veraltetes Handbuch wird durch die Anbindung nicht richtiger. Deshalb gehört zum Projekt die Festlegung, welche Quellen führend sind.

Der unangenehme Teil, den wir vorher ansprechen

Bei fast jedem Projekt dieser Art kommt heraus, dass es zu einer wichtigen Frage mehrere widersprüchliche Antworten im Haus gibt. Das ist keine Panne, sondern der eigentliche Fund. Der Agent macht sichtbar, was vorher nur nicht auffiel, weil jeder seine eigene Version benutzt hat.

Wie wir vorgehen

Wir fangen nie mit der Technik an, sondern mit einer Messung: Wie oft fällt die Aufgabe an, wie lange dauert sie heute, und wo genau geht die Zeit verloren. Erst danach entscheiden wir gemeinsam, ob sich ein Agent überhaupt lohnt. Manchmal lautet die Antwort nein, und dann sagen wir das.

Wenn wir bauen, läuft der Agent zuerst im Beobachtungsbetrieb mit: Er schlägt vor, ein Mensch entscheidet. Erst wenn die Qualität über mehrere Wochen stimmt, bekommt er mehr Spielraum, und auch dann bleiben die Grenzen schriftlich festgelegt.

Was danach passiert, steht auf der Seite Betrieb und Wartung. Kurz gefasst: Die Qualität wird wöchentlich gegen einen Fragenkatalog gemessen, den Sie selbst zusammenstellen, und Sie bekommen das Ergebnis monatlich schriftlich.

Was das kostet

Das hängt davon ab, wie viele Systeme angebunden werden müssen und wie eindeutig Ihre Regeln sind. Eine ehrliche Einordnung statt einer Hausnummer finden Sie unter Was KI-Agenten kosten. Im Erstgespräch rechnen wir es an Ihrem Fall durch, kostenlos und unverbindlich.