Löscht der Agent Werbung automatisch?

Nein. Er markiert sie als Werbung und legt sie ab, löscht aber nichts. Was gelöscht wird, entscheiden Menschen.

Was passiert mit Nachrichten, die er nicht zuordnen kann?

Sie gehen an einen Menschen, mit dem Hinweis, dass die Zuordnung unklar ist. Der Agent rät nicht, denn ein falsch einsortierter Vorgang kostet mehr Zeit als eine kurze Prüfung.

Erkennt der Agent Fristen in Behördenpost?

Er erkennt sie und markiert sie deutlich. Er überwacht sie aber nicht und mahnt sie nicht an. Fristenüberwachung ist eine eigene Aufgabe mit anderen Anforderungen an Verlässlichkeit.

Den Posteingang sortieren und zuordnen

Fast jedes Unternehmen hat ein zentrales Postfach, in dem alles landet: Bestellungen, Rechnungen, Bewerbungen, Reklamationen, Werbung, Behördenpost. Meistens sortiert es ein Mensch am Morgen durch und verteilt weiter. Das ist eine Aufgabe, die niemanden fordert, aber jeden Tag Zeit kostet und bei Urlaub oder Krankheit sofort auffällt.

Was der Agent übernimmt

Der Agent liest jede eingehende Nachricht samt Anhängen und beantwortet drei Fragen: Worum geht es, zu welchem laufenden Vorgang gehört es, und wer muss es sehen. Daraus entsteht eine sortierte Übergabe statt eines vollen Postfachs.

Konkret erkennt er die üblichen Arten von Post, ordnet sie einem bestehenden Vorgang oder Kunden zu, hängt Anhänge an der richtigen Stelle ab und leitet mit einer Zusammenfassung weiter. Dringendes wird als dringend markiert, Werbung wird als Werbung markiert.

Der eigentliche Gewinn ist nicht die eingesparte Viertelstunde, sondern dass nichts mehr liegen bleibt, weil eine Person im Urlaub war.

Wo die Grenze liegt

Er löscht nichts. Auch Werbung wird nur einsortiert, nicht entsorgt.
Er antwortet in dieser Rolle nicht. Sortieren und Antworten sind zwei getrennte Aufgaben, und getrennte Agenten sind einfacher zu prüfen.
Im Zweifel eskaliert er. Eine Nachricht, die er nicht sicher zuordnen kann, geht an einen Menschen, statt in einem Ordner zu verschwinden. Ein falsch einsortierter Vorgang ist teurer als ein kurz geprüfter.
Rechtsverbindliche Post wird immer zusätzlich markiert. Fristen erkennt er, aber er überwacht sie nicht.

Was Sie dafür brauchen

Eine klare Vorstellung davon, welche Arten von Post es bei Ihnen gibt und wer wofür zuständig ist. Diese Festlegung ist die eigentliche Arbeit an dem Projekt, nicht die Technik. Erfahrungsgemäß ist das auch der Punkt, an dem Unternehmen zum ersten Mal merken, dass die Zuständigkeiten gar nicht so eindeutig sind, wie alle dachten.

Wie wir vorgehen

Wir fangen nie mit der Technik an, sondern mit einer Messung: Wie oft fällt die Aufgabe an, wie lange dauert sie heute, und wo genau geht die Zeit verloren. Erst danach entscheiden wir gemeinsam, ob sich ein Agent überhaupt lohnt. Manchmal lautet die Antwort nein, und dann sagen wir das.

Wenn wir bauen, läuft der Agent zuerst im Beobachtungsbetrieb mit: Er schlägt vor, ein Mensch entscheidet. Erst wenn die Qualität über mehrere Wochen stimmt, bekommt er mehr Spielraum, und auch dann bleiben die Grenzen schriftlich festgelegt.

Was danach passiert, steht auf der Seite Betrieb und Wartung. Kurz gefasst: Die Qualität wird wöchentlich gegen einen Fragenkatalog gemessen, den Sie selbst zusammenstellen, und Sie bekommen das Ergebnis monatlich schriftlich.

Was das kostet

Das hängt davon ab, wie viele Systeme angebunden werden müssen und wie eindeutig Ihre Regeln sind. Eine ehrliche Einordnung statt einer Hausnummer finden Sie unter Was KI-Agenten kosten. Im Erstgespräch rechnen wir es an Ihrem Fall durch, kostenlos und unverbindlich.