KI-Agenten für den Großhandel

Großhandel ist ein Geschäft der Menge und der Marge. Beides zusammen bedeutet: Jeder Vorgang darf nur wenig Verwaltung kosten, und genau daran hakt es, wenn Abläufe über Jahre gewachsen sind.

Wo die Zeit verloren geht

Bei der Prüfung von Eingangsrechnungen gegen Bestellung und Lieferschein. Bei Statusanfragen, die immer gleich lauten. Bei Stammdaten, die niemand pflegt, bis eine Rechnung zurückkommt. Und bei Auswertungen, die zu spät entstehen, um noch etwas zu ändern.

Wo Agenten ansetzen

• Rechnungseingang prüfen: Der Fall mit der klarsten Rechnung. Ab etwa 50 Eingangsrechnungen im Monat lohnt es sich, vorausgesetzt Bestellungen und Lieferscheine liegen digital vor. Mit geprüft werden Dubletten und geänderte Bankverbindungen, das häufigste Muster beim Rechnungsbetrug.
• Anfragen beantworten: Verfügbarkeit, Lieferzeit, Sendungsstatus. Der Nebeneffekt ist wertvoller als die Zeitersparnis: Sie wissen erstmals mit Zahlen, was Ihre Kunden tatsächlich fragen.
• Stammdaten sauber halten: Dubletten auch bei abweichender Schreibweise finden, was die eingebauten Prüfungen der meisten Systeme nicht leisten.
• Berichte und Auswertungen erstellen: Bei knappen Margen zählt, wie früh eine Abweichung auffällt. Ein Kunde, der seit drei Monaten weniger bestellt, fällt in einer Tabelle mit zweihundert Zeilen niemandem auf.
• Posteingang sortieren: Bestellungen, Reklamationen und Lieferantenpost dem richtigen Vorgang zuordnen.

Die Reihenfolge, die sich bewährt hat

Erst Stammdaten, dann alles andere. Ein Agent, der auf verschmutzten Stammdaten arbeitet, vervielfacht den Fehler, statt ihn zu beheben. Diese Reihenfolge kostet am Anfang Geduld und spart später viel.

Wie wir vorgehen

Wir fangen nicht mit der Technik an, sondern mit einer Messung: Wie oft fällt die Aufgabe an, wie lange dauert sie heute, wo geht die Zeit verloren. Erst danach entscheiden wir gemeinsam, ob sich ein Agent lohnt. Manchmal lautet die Antwort nein, und dann sagen wir das.

Danach läuft jeder Agent zuerst im Beobachtungsbetrieb mit: Er schlägt vor, ein Mensch entscheidet. Mehr Spielraum bekommt er erst, wenn die Qualität über Wochen stabil ist. Wie der Betrieb danach aussieht, steht unter Betrieb und Wartung.

Zum Erstgespräch, kostenlos und unverbindlich. Eine Übersicht aller Aufgaben finden Sie unter Aufgaben.