Müssen wir unsere bestehenden Systeme abschaffen?

Nein. Das Gehirn legt sich über die vorhandenen Ablagen und macht sie gemeinsam durchsuchbar. Es ersetzt nichts und zieht nichts um.

Werden E-Mails komplett eingelesen?

Nur klar abgegrenzte Postfächer oder Ordner, die Sie freigeben, niemals pauschal alles. E-Mail ist inhaltlich die wertvollste und zugleich heikelste Quelle, deshalb ist die Abgrenzung hier besonders eng.

Was ist mit Systemen ohne Schnittstelle?

Dann arbeiten wir mit regelmäßigen Exporten, oder die Quelle bleibt draußen und wir benennen die Lücke. Ein System, das vorgibt alles zu kennen, obwohl eine wichtige Quelle fehlt, wäre schlechter als eines mit klarer Grenze.

Welche Quellen angebunden werden

Ein Unternehmens-Gehirn ist keine neue Ablage. Es legt sich über die vorhandenen und macht sie gemeinsam durchsuchbar. Sie schaffen nichts ab und ziehen nichts um.

Was sich anbinden lässt

Dateiablagen. Laufwerke, Dokumentenmanagement, Cloud-Speicher. In der Praxis die wichtigste Quelle, weil dort das meiste liegt.

E-Mail-Verläufe. Oft die eigentliche Fundgrube, weil viele Entscheidungen nur dort begründet stehen. Gleichzeitig die heikelste Quelle, deshalb immer klar abgegrenzt: bestimmte Postfächer oder Ordner, nicht pauschal alles.

Fachsysteme. ERP, Warenwirtschaft, CRM, Ticketsysteme. Hier geht es meist um Stammdaten und Vorgangshistorie, nicht um Dokumente.

Handbücher und Arbeitsanweisungen, sofern vorhanden. Wo sie fehlen, ersetzt das Gehirn sie nicht, macht die Lücke aber sichtbar.

Frühere Projekte und Fälle. Die Quelle mit dem höchsten Wert je aufgewendeter Stunde, weil dort das steckt, was Erfahrung ausmacht.

Die Reihenfolge, die sich bewährt hat

Nicht alles auf einmal. Wir beginnen mit der Quelle, die für die erste Aufgabe gebraucht wird, und erweitern dann. Das hat zwei Gründe: Der Nutzen ist früher sichtbar, und die Qualität lässt sich beurteilen, solange der Umfang überschaubar ist.

Eine Ausnahme gibt es: Stammdaten zuerst prüfen. Ein System, das auf Dubletten und veralteten Anschriften aufsetzt, vervielfacht den Fehler. Dafür gibt es eine eigene Aufgabe: Stammdaten sauber halten.

Wo wir bewusst nicht hineingehen

Personalakten und alles Arbeitsrechtliche. Nicht wegen technischer Hürden, sondern weil der Schaden bei einem Fehler in keinem Verhältnis steht.
Private Postfächer und Ordner einzelner Personen, auch wenn dort Firmenwissen liegt.
Gesundheitsdaten, wo sie anfallen.
Alles, was Sie nicht anbinden wollen. Die Liste der Quellen ist eine Entscheidung Ihres Hauses, nicht unsere.

Was mit den Berechtigungen passiert

Sie bleiben, wie sie sind. Wer ein Dokument heute nicht öffnen darf, bekommt seinen Inhalt auch über das Gehirn nicht. Ausführlich unter Berechtigungen und wer was sieht.

Wenn eine Quelle nicht angebunden werden kann

Das kommt vor, etwa bei sehr alten Systemen ohne Schnittstelle. Dann arbeiten wir mit regelmäßigen Exporten, oder die Quelle bleibt draußen und wir sagen das. Ein Gehirn, das vorgibt, alles zu kennen, obwohl eine wichtige Quelle fehlt, wäre schlechter als eines mit klar benannter Lücke.

Zurück zur Übersicht: Das Unternehmens-Gehirn. Welche Aufgaben darauf aufsetzen, steht unter Aufgaben. Zum Erstgespräch, kostenlos und unverbindlich.