Wie ein Unternehmens-Gehirn entsteht

Der häufigste Grund, warum solche Vorhaben nie beginnen, ist ein Satz: "Wir müssten vorher mal unsere Ablage aufräumen." Damit ist das Projekt beerdigt, denn diesen Zeitpunkt gibt es nicht.

Wir fangen mit dem an, was da ist.

Was tatsächlich vorbereitet werden muss

Eine Entscheidung, welche Quellen führend sind. Wenn dieselbe Information an drei Stellen steht, muss klar sein, welche gilt. Das ist die einzige Vorarbeit, die niemand uns abnehmen kann, und sie dauert selten länger als ein paar Gespräche.

Ein Ansprechpartner, der entscheiden darf. Der mit Abstand größte Zeitfaktor in solchen Projekten ist nicht die Technik, sondern das Warten auf Klärungen.

Mehr nicht. Kein aufgeräumtes Laufwerk, keine fertige Dokumentation, kein Datenprojekt vorweg.

Der Ablauf

1. Eingrenzen. Wir starten nie mit dem gesamten Firmenwissen, sondern mit dem Bereich, in dem die erste Aufgabe laufen soll. Ein Gehirn, das alles kennt und nichts genau, hilft niemandem.

2. Anbinden. Die freigegebenen Quellen werden erschlossen. Bestehende Berechtigungen bleiben dabei unverändert, das ist keine Option, sondern Voraussetzung. Welche Quellen in Frage kommen, steht unter Datenquellen.

3. Gegen echte Fragen prüfen. Sie stellen einen Katalog mit den Fragen zusammen, die im Alltag wirklich vorkommen. Dagegen wird gemessen, von Anfang an und danach wöchentlich. Dieser Katalog gehört Ihnen, nicht uns.

4. Lücken sichtbar machen. Wir schreiben mit, was das System nicht beantworten konnte. Diese Liste ist das erste greifbare Ergebnis, und sie ist oft wertvoller als die Antworten.

5. Erst dann Agenten. Aufgaben setzen auf der Wissensgrundlage auf, nicht umgekehrt. Wer den Agenten zuerst baut, baut ihn auf Sand.

Was in dieser Phase regelmäßig passiert

Bei fast jedem Projekt kommt heraus, dass es zu einer wichtigen Frage mehrere Auffassungen im Haus gibt. Nicht durch Nachlässigkeit, sondern weil sich über Jahre verschiedene Praktiken eingespielt haben und nie jemand alle nebeneinandergelegt hat.

Das ist unbequem und es ist der eigentliche Fund. Ausführlich unter Wenn das Unternehmen sich widerspricht.

Wie lange das dauert

Das hängt an Ihren Unterlagen und Ihren Entscheidungswegen, nicht an der Technik. Eine belastbare Einschätzung geben wir nach dem Erstgespräch, wenn wir die Ausgangslage kennen. Warum wir vorher keine Zahl nennen, steht unter Wie lange dauert die Einführung.

Zurück zur Übersicht: Das Unternehmens-Gehirn. Welche Aufgaben darauf aufsetzen, steht unter Aufgaben. Zum Erstgespräch, kostenlos und unverbindlich.