Berechtigungen und wer was sieht
Die verbreitetste Sorge bei einer firmenweiten Wissensbasis lautet: Sieht dann jeder alles? Die Antwort ist nein, und die Art, wie ein System diese Frage löst, sagt mehr über seine Qualität aus als jede Funktionsliste.
Die Regel
Bestehende Berechtigungen bleiben unverändert. Wer eine Datei heute nicht öffnen darf, bekommt ihren Inhalt auch über das Gehirn nicht, weder als Antwort noch als Zitat noch als Zusammenfassung.
Das ist keine Einstellung, die man vergessen kann, sondern Voraussetzung für den Betrieb. Ein System, das Berechtigungen unterläuft, ist kein Produktivitätswerkzeug, sondern ein Datenschutzvorfall mit Suchfunktion.
Was das praktisch bedeutet
Zwei Personen können dieselbe Frage stellen und unterschiedliche Antworten bekommen, weil sie unterschiedliche Rechte haben. Das ist gewollt.
Wichtig ist dabei ein Detail, das gern übersehen wird: Das System verrät auch nicht, dass es etwas verschweigt. Eine Antwort wie "dazu gibt es ein Dokument, das Sie nicht sehen dürfen" wäre bereits eine Information, die manchmal zu viel ist. Wie das in Ihrem Haus gehandhabt wird, legen wir gemeinsam fest.
Warum das vor der Technik kommt
In fast jedem Projekt stellt sich beim Klären der Berechtigungen heraus, dass die tatsächliche Rechtelage von der angenommenen abweicht. Ordner, die für alle offen sind, obwohl es niemand wollte. Freigaben, die vor Jahren für ein Projekt erteilt und nie entzogen wurden.
Das Gehirn verursacht dieses Problem nicht, es macht es sichtbar. Und es zwingt dazu, es zu lösen, bevor etwas in Betrieb geht. Das ist unbequem, aber es ist der Moment, in dem viele Unternehmen ihre Ablage zum ersten Mal seit Jahren wieder verstehen.
Was protokolliert wird
Jede Anfrage und jede Antwort wird protokolliert, weil ohne dieses Protokoll weder Nachvollziehbarkeit noch Fehlersuche möglich wären.
Was ausdrücklich nicht stattfindet, ist eine personenbezogene Leistungsauswertung. Es wird nicht ausgewertet, wer wie viel fragt oder wie schnell jemand arbeitet. Ausgewertet wird, welche Fragen unbeantwortet blieben, also wo Wissen fehlt. Warum diese Grenze entscheidend für die Akzeptanz ist, steht unter Was sagen die Mitarbeiter dazu.
Die datenschutzrechtliche Einordnung steht unter DSGVO und KI-Agenten, die Anforderungen des europäischen Regelwerks unter EU AI Act.
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