Wie lange dauert es vom Erstgespräch bis zum laufenden Agenten?

Bei einem eng abgegrenzten Anwendungsfall sind erste produktive Ergebnisse oft innerhalb weniger Wochen erreichbar. Der genaue Zeitrahmen hängt davon ab, wie gut Ihre Unterlagen vorliegen und wie eindeutig Ihre Regeln sind, nicht an der Technik. Eine belastbare Einschätzung geben wir nach dem Erstgespräch.

Was kostet das Erstgespräch?

Nichts. Es ist kostenlos und unverbindlich. Wenn sich in Ihrem Haus keine geeignete Aufgabe findet, sagen wir das, bevor Kosten entstehen.

Wie viel Zeit müssen unsere Mitarbeiter einplanen?

Am meisten in der Messphase und während der Mitlaufphase, und dort vor allem die Leute, die die Aufgabe heute erledigen. Eine Stundenzahl nennen wir vorher bewusst nicht, weil sie von Ihren Unterlagen und Ihren Regeln abhängt und jede Angabe an dieser Stelle geraten wäre.

Können wir nach dem Erstgespräch noch aussteigen?

Nach jedem Schritt. Nach dem Erstgespräch haben Sie eine Einschätzung, nach der Messung eine belastbare Zahl über Ihren eigenen Prozess, die auch ohne uns Bestand hat.

Brauchen wir eine eigene IT-Abteilung?

Nein. Konzeption, Aufbau und Betrieb übernehmen wir. Was wir brauchen, ist eine Ansprechperson, die den Prozess kennt und Fragen beantworten darf, sowie Zugang zu den Unterlagen, die der Agent kennen muss.

Kommen Sie auch zu uns vor Ort?

Für das Erstgespräch, die Übergabe und die Termine, bei denen persönliche Anwesenheit den Unterschied macht, ja. Die laufende Betreuung erfolgt remote. Unser Sitz ist Köln, eine Niederlassung an anderen Orten haben wir nicht.

So läuft die Zusammenarbeit ab

Die häufigste Frage vor einem Projekt ist nicht, was ein KI-Agent kann. Sie lautet: Was kommt eigentlich auf uns zu? Wie viel Zeit kostet das die eigenen Leute, wer muss mitarbeiten, und woran merken wir rechtzeitig, dass es nicht funktioniert?

Diese Seite beantwortet das. Der Ablauf ist bei jedem Projekt derselbe, in vier Schritten. Er ist bewusst so gebaut, dass Sie nach jedem Schritt aussteigen können und trotzdem etwas in der Hand halten.

Schritt 1: Erstgespräch

Ein Gespräch, kostenlos und unverbindlich. Wir klären eine einzige Frage: Gibt es in Ihrem Haus eine Aufgabe, die sich überhaupt eignet?

Geeignet ist eine Aufgabe, wenn sie häufig anfällt, klaren Regeln folgt und heute spürbar Zeit bindet. Ungeeignet ist sie, wenn sie überwiegend aus Einzelfällen besteht, wenn das nötige Wissen nur in den Köpfen einzelner Leute steckt oder wenn niemand sagen kann, wie oft sie vorkommt.

Wenn keine passt, sagen wir das. Das ist kein Höflichkeitssatz. Ein Agent, der zweimal im Monat läuft, rechtfertigt seine Einrichtung nicht, und wir haben kein Interesse an einem Projekt, das nach einem halben Jahr niemand mehr benutzt.

Aus dem Gespräch nehmen Sie eine Einschätzung mit, welche Aufgabe zuerst in Frage kommt und was ungefähr auf Sie zukommt. Eine belastbare Zahl steht erst nach Schritt 2, und wir nennen vorher bewusst keine. Warum, steht unter Was KI-Agenten kosten.

Schritt 2: Messen, was die Aufgabe heute kostet

Bevor gebaut wird, wird gemessen. Wie oft fällt die Aufgabe an, wie lange dauert ein Vorgang heute, wie viele Rückfragen entstehen, wie oft muss nachgearbeitet werden?

Das klingt nach Bürokratie und ist der wichtigste Schritt überhaupt. Ohne diesen Ausgangswert lässt sich später nichts belegen. Sie hätten dann einen Agenten und ein gutes Gefühl, aber keine Antwort auf die Frage, ob sich das Geld gelohnt hat.

Die Messung führen wir gemeinsam mit den Leuten durch, die die Aufgabe heute erledigen. Sie dauert in der Regel wenige Tage, nicht Wochen, und sie fördert regelmäßig etwas zutage, das auch ohne Agent Geld spart. Wie sich der Nutzen später rechnen lässt, steht unter Einsparpotenzial.

Am Ende dieses Schritts steht eine Zahl und ein Angebot. Beides beruht auf Ihren Werten, nicht auf einer Preisliste.

Schritt 3: Aufbauen und mitlaufen lassen

Jetzt entsteht der Agent, und mit ihm die Wissensbasis, aus der er arbeitet. Wie aus verstreuten Unterlagen nutzbares Wissen wird, beschreibt der Beitrag zum Unternehmens-Gehirn.

Entscheidend ist, was in dieser Phase nicht passiert: Der Agent wird nicht auf Ihre Kunden losgelassen. Er läuft zunächst mit, im Schatten des bestehenden Ablaufs. Er schlägt vor, Ihre Leute entscheiden. Jeder Vorschlag ist eine Rückmeldung, aus der er besser wird, und jeder Fehler fällt intern auf statt beim Kunden.

Diese Phase endet nicht nach Kalender, sondern nach Qualität. Erst wenn die vorab vereinbarten Kriterien erfüllt sind, geht der Agent in den scharfen Betrieb, und auch dann zunächst mit menschlicher Letztkontrolle. Was passiert, wenn trotzdem etwas schiefgeht, steht unter Wenn der Agent Fehler macht.

Schritt 4: Betrieb mit wöchentlicher Qualitätsmessung

Ein Agent ist kein Projekt, das man abschließt, sondern ein System, das läuft. Deshalb endet unsere Arbeit nicht mit der Übergabe.

Im Betrieb messen wir wöchentlich gegen einen Fragenkatalog, den Sie aufstellen. Das ist der Punkt, an dem sich Betrieb von Verkauf unterscheidet: Nicht wir entscheiden, was eine gute Antwort ist, sondern Sie. Der Katalog wächst mit, wann immer ein Fall auftaucht, der schlecht beantwortet wurde.

Dazu kommen Zugriffsrechte, die abbilden, wer was sehen darf, und eine lückenlose Protokollierung, damit im Zweifel nachvollziehbar bleibt, worauf eine Antwort beruhte. Was laufender Betrieb konkret umfasst, steht unter Betrieb und Wartung.

Was wir von Ihnen brauchen

Nicht viel, aber das Wenige verlässlich:

Eine Ansprechperson mit Entscheidungsbefugnis. Nicht unbedingt aus der IT. Wichtiger ist, dass sie den Prozess kennt und Fragen beantworten darf, ohne dreimal Rücksprache zu halten.
Zugang zu den Unterlagen, die der Agent kennen muss. Wir nehmen sie, wie sie vorliegen. Ein Aufräumprojekt vorweg ist nicht nötig und wäre meist verlorene Zeit.
Die Leute, die die Aufgabe heute machen. Für die Messung und für die Rückmeldungen in Schritt 3. Ohne sie fehlt genau das Wissen, das den Unterschied macht.
Den Fragenkatalog für die Qualitätsmessung. Wir helfen beim Aufstellen, aber die Fragen müssen aus Ihrem Alltag kommen.

Was es Sie an Zeit kostet

Die ehrliche Antwort: am meisten in Schritt 2 und 3, und dort vor allem die Leute, die die Aufgabe heute erledigen.

Wir geben hier bewusst keine Stundenzahl an. Sie hinge davon ab, wie gut Ihre Unterlagen vorliegen und wie eindeutig Ihre Regeln sind, und jede Zahl an dieser Stelle wäre geraten. Eine belastbare Einschätzung bekommen Sie nach dem Erstgespräch, wenn wir die Ausgangslage kennen. Warum wir uns hier nicht festlegen, steht unter Wie lange dauert die Einführung.

Was wir zusagen können: Die Abstimmung läuft überwiegend remote. Für das Erstgespräch, die Übergabe und die Termine, bei denen persönliche Anwesenheit den Unterschied macht, kommen wir zu Ihnen. Unser Sitz ist Köln, eine Niederlassung an anderen Orten haben wir nicht, und wir tun auch nicht so.

Wann wir abraten

Es gibt Fälle, in denen wir von einem Projekt abraten, und wir tun das lieber im Erstgespräch als nach der Rechnung:

Die Aufgabe besteht überwiegend aus Einzelfällen. Dann trägt sie die Einrichtung nicht.
Niemand kann sagen, wie oft sie anfällt. Dann fehlt der Ausgangswert, und Erfolg wäre später Geschmackssache.
Das Wissen existiert nirgends außerhalb einzelner Köpfe und soll dort auch bleiben. Ein Agent kann nur mit dem arbeiten, was er lesen darf.
Es gibt keine Ansprechperson mit Zeit. Ein Projekt ohne Gegenüber im Haus scheitert zuverlässig, unabhängig von der Technik.

Was passiert, wenn Sie aufhören wollen

Der Ablauf ist so geschnitten, dass Sie nach jedem Schritt aussteigen können. Nach Schritt 1 haben Sie eine Einschätzung, nach Schritt 2 eine belastbare Zahl über Ihren eigenen Prozess, die auch ohne uns Bestand hat.

Was mit Ihren Daten und Ihrem Wissen passiert, wenn die Zusammenarbeit endet, und wie wir die Abhängigkeit von einem kleinen Anbieter begrenzen, steht ausführlich unter Was, wenn Techleads ausfällt.

Der nächste Schritt ist immer derselbe: ein Erstgespräch, kostenlos und unverbindlich. Welche Aufgaben überhaupt in Frage kommen, steht in der Aufgaben-Übersicht.