Datenschutzerklärung ARIKA Meeting

Anbieter der App ist die Techleads GmbH
Max-Planck-Straße 12, 50858 Köln
Geschäftsführer: Juan Manuel Peters
Handelsregister: Amtsgericht Köln, HRB 104565
E-Mail: info@techleads.ai

Die App ist für die ARIKA Consulting und deren Mitarbeitende bestimmt. Sie zeichnet Besprechungen auf und übermittelt die Aufnahmen an einen Server, den ARIKA selbst betreibt.

Verantwortlich für die Aufnahmen und die zugehörigen Angaben ist das Unternehmen, das den Empfangsserver betreibt. Das ist die ARIKA Consulting. Anfragen zu Aufnahmen, insbesondere zu Auskunft, Berichtigung und Löschung, richten Sie an ARIKA.

Die Techleads GmbH erhält keine Aufnahmen und keine Gesprächsinhalte. Die App ist technisch so gebaut, dass sie keine Adresse der Techleads GmbH ansprechen kann.

Auf dem iPhone:

• die Tonaufnahme der Besprechung
• Angaben zur Besprechung: Kunde, Gesprächsart, Namen der Anwesenden, Titel und Notizen, soweit Sie sie eintragen
• Zeitpunkt und Art der Einwilligung der Anwesenden
• Beginn, Dauer und Unterbrechungen der Aufnahme
• ein Geräteschlüssel, den Sie bei der Einrichtung eintragen
• eine zufällig erzeugte Geräte-ID

An den Empfangsserver der ARIKA überträgt die App:

• die Aufnahme und die genannten Angaben zur Besprechung
• die Geräte-ID
• den Geräteschlüssel zur Anmeldung

Die Übertragung ist mit TLS (HTTPS) verschlüsselt. Sie läuft über das private Firmennetz der ARIKA, das mit Tailscale betrieben wird. Tailscale vermittelt dabei nur die Verbindung und kann die Inhalte nicht lesen.

Nicht verarbeitet werden:

• Standort
• Kontakte
• Fotos
• Werbe-Kennungen

Die App enthält keine Analyse- oder Werbedienste und keine Komponenten anderer Anbieter.

Die Aufnahmen dienen der Dokumentation und Nachbereitung von Besprechungen der ARIKA.

Eine Aufnahme ist nur möglich, nachdem in der App bestätigt wurde, dass alle Anwesenden eingewilligt haben (§ 201 StGB, Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Diese Bestätigung wird mit Zeitpunkt zusammen mit der Aufnahme gespeichert.

Für interne Besprechungen kann eine verantwortliche Person einmalig erklären, dass die Einwilligung der Anwesenden vorliegt. Auch diese Erklärung wird mit Datum zu jeder betroffenen Aufnahme gespeichert.

Während der Aufnahme schreibt die App den Ton in Abschnitten auf den Gerätespeicher. Nach dem Ende der Aufnahme wird er mit AES-256 verschlüsselt. Der Schlüssel liegt im Schlüsselbund des iPhones und verlässt das Gerät nicht. Die unverschlüsselten Abschnitte werden danach gelöscht.

Die verschlüsselte Aufnahme bleibt auf dem iPhone, bis der Empfangsserver den Eingang bestätigt hat. Danach wird sie auf dem iPhone gelöscht.

Die Liste der Aufnahmen mit Datum, Kunde und Bearbeitungsstand bleibt auf dem iPhone, bis Sie die App löschen. Die Daten werden nicht in iCloud- oder iTunes-Sicherungen aufgenommen.

Wie lange ARIKA Aufnahmen und Transkripte auf dem eigenen Server aufbewahrt, legt ARIKA fest.

Mikrofon: für die Aufnahme. Die App nimmt nur auf, nachdem Sie eine Aufnahme gestartet haben. Solange sie läuft, zeigt das iPhone den orangefarbenen Mikrofon-Hinweis.

Mitteilungen: für Erinnerungen bei sehr langen Aufnahmen, Hinweise bei Unterbrechungen und die Meldung, dass ein Transkript fertig ist.

Während der Erprobung wird die App über Apples Dienst TestFlight verteilt. Apple stellt dem Anbieter dabei Angaben zur Verfügung: Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse aus der Einladung, Gerätetyp, iOS-Version, Installationsdatum und Absturzberichte. Ebenso Rückmeldungen, die Sie selbst über TestFlight senden. Dafür gelten die Datenschutzhinweise von Apple. Aufnahmen und Gesprächsinhalte sind darin nicht enthalten.

Sie haben nach der DSGVO das Recht auf:

• Auskunft
• Berichtigung
• Löschung
• Einschränkung der Verarbeitung
• Datenübertragbarkeit
• Widerspruch

Eine erteilte Einwilligung können Sie für die Zukunft widerrufen. Für Aufnahmen wenden Sie sich an ARIKA als Verantwortliche. Für Fragen zur App erreichen Sie die Techleads GmbH unter info@techleads.ai.

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für die Techleads GmbH ist das die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen.